Fundacja musi trafić do Krajowego Rejestru Sądowego – bez wpisu nie ma osobowości prawnej. Cała procedura zaczyna się od aktu fundacyjnego u notariusza, a kończy wpisem do KRS oraz nadaniem numerów NIP i REGON. Fundację powołuje się do realizacji celu społecznie lub gospodarczo użytecznego – ochrony zdrowia, nauki, kultury czy pomocy społecznej. Fundator przeznacza na ten cel majątek i decyduje, jak fundacja ma działać. Niżej rozkładamy procedurę na konkretne kroki: jakie dokumenty przygotować, ile zapłacisz, czy da się to zrobić online i gdzie najczęściej potyka się wniosek. Dołożyliśmy wskazówki o adresie siedziby. To pole w formularzu KRS bywa źródłem problemów częściej, niż się wydaje.

Czym jest fundacja i jaki cel musi mieć?

Fundacja to osoba prawna tworzona przez fundatora, który przeznacza majątek na realizację celu użytecznego społecznie lub gospodarczo. Nie opiera się na członkach jak stowarzyszenie, lecz na majątku – fundator wyposaża ją w kapitał założycielski i określa, czemu ma służyć.

Cel fundacji musi być zgodny z podstawowymi interesami Rzeczypospolitej Polskiej. W praktyce chodzi o ochronę zdrowia, rozwój nauki i oświaty, wsparcie kultury, opiekę nad zabytkami, pomoc społeczną czy ochronę środowiska. Fundatorem może być osoba fizyczna, niezależnie od obywatelstwa, a także osoba prawna z siedzibą w Polsce lub za granicą.

Klasyczna fundacja realizuje cele społeczne. Fundacja rodzinna to zupełnie inna konstrukcja – służy gromadzeniu majątku rodzinnego i zabezpieczeniu beneficjentów, rządzi się własnymi zasadami i trafia do osobnego rejestru. O obu piszemy niżej.

Jakie dokumenty są potrzebne do założenia fundacji?

Do rejestracji potrzebujesz kompletu dokumentów założycielskich, bo bez nich sąd zwróci wniosek. Podstawą są akt fundacyjny oraz statut.

Przygotuj następujące dokumenty:

• Akt fundacyjny – oświadczenie fundatora o ustanowieniu fundacji w formie aktu notarialnego. Określa fundatora, cel oraz składniki majątku przeznaczone na jego realizację.
• Statut fundacji – reguluje nazwę, siedzibę, cele, majątek, organy oraz sposób działania. To w statucie zapisujesz, jak powoływany jest zarząd i jakie ma kompetencje.
• Uchwały o powołaniu zarządu oraz ewentualnego organu nadzoru (rady fundacji).
• Oświadczenia członków zarządu – zgoda na pełnienie funkcji oraz adres do doręczeń.
• Dokument potwierdzający prawo do adresu siedziby – umowa najmu lub umowa o korzystaniu z adresu.

Akt fundacyjny możesz też zawrzeć w testamencie – wtedy fundacja powstaje po śmierci fundatora. Jeśli wskazujesz prestiżowy adres rejestrowy, pamiętaj o tytule prawnym do lokalu. Przy rejestracji z wirtualnym adresem w 5 prostych krokach ten dokument dostajesz razem z umową.

Jak krok po kroku przebiega rejestracja fundacji?

Rejestracja w KRS przebiega w kilku etapach – od wizyty u notariusza po uzyskanie numerów identyfikacyjnych.

1. Sporządzenie aktu fundacyjnego u notariusza. Fundator składa oświadczenie o ustanowieniu fundacji i przeznaczeniu majątku – obowiązkowo w formie aktu notarialnego.
2. Uchwalenie statutu. Ustala go fundator lub osoba przez niego upoważniona. Zapisujesz w nim nazwę, siedzibę, cele, majątek i organy.
3. Powołanie władz fundacji. Uchwałą powołujesz zarząd, a jeśli statut tak przewiduje – radę fundacji jako organ nadzoru.
4. Przygotowanie wniosku do KRS. Kompletujesz formularze z załącznikami. Podstawowym drukiem przy rejestracji papierowej jest KRS-W20.
5. Złożenie wniosku. Papierowo (dla fundacji bez działalności gospodarczej) albo elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych. Podpisują wszyscy członkowie zarządu.
6. Wpis do KRS. Sąd weryfikuje dokumenty i dokonuje wpisu. Z tą chwilą fundacja uzyskuje osobowość prawną.
7. Nadanie NIP i REGON. Następuje automatycznie po wpisie, bez odrębnego wniosku.

Numery NIP i REGON fundacja dostaje zwykle w ciągu kilku dni po wpisie. Jeśli planujesz działalność gospodarczą, zgłaszasz ją już na etapie wniosku do KRS. Podobne mechanizmy omawiamy przy rejestracji fundacji.

Czy można zarejestrować fundację online i gdzie?

Tak – fundację można zarejestrować elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych (PRS). Od 1 lipca 2021 roku organizacje nieprowadzące działalności gospodarczej składają wniosek papierowo albo elektronicznie.

Fundacja prowadząca działalność gospodarczą składa wniosek wyłącznie elektronicznie przez PRS. Wszyscy członkowie zarządu podpisują go podpisem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Jedna praktyczna uwaga: każdy członek zarządu musi mieć własny, działający podpis. To częsty punkt zatoru. Jedna osoba bez profilu zaufanego blokuje złożenie całego wniosku. Zanim zaczniesz, sprawdź, czy wszyscy mają aktywne narzędzia podpisu.

Jeśli zastanawiasz się, gdzie zarejestrować firmę lub fundację pod wiarygodnym adresem w stolicy, kluczowy jest tytuł prawny do lokalu. Mlokal.eu udostępnia adres w centrum Warszawy wraz z dokumentami, które dołączysz do wniosku o wpis.

Ile kosztuje rejestracja fundacji w KRS?

Standardowa opłata za wpis fundacji do KRS wynosi 250 zł. Przy działalności gospodarczej dochodzi opłata za wpis do rejestru przedsiębiorców oraz ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Koszt notarialny zależy od wartości majątku i stawek kancelarii, więc traktuj go jako widełki. Fundacja działająca wyłącznie społecznie jest najtańsza w rejestracji, bo omija opłaty rejestru przedsiębiorców. Do stałych wydatków doliczysz adres siedziby: pełne wirtualne biuro cennik Mlokal pokazuje bez ukrytych pozycji, ile zapłacisz za lokalizację w Śródmieściu.

Czym różni się rejestracja fundacji rodzinnej?

Fundacja rodzinna to odrębna instytucja służąca zarządzaniu majątkiem rodzinnym i zabezpieczeniu beneficjentów – nie rejestruje się jej w zwykłym KRS. Trafia do osobnego rejestru fundacji rodzinnych, który prowadzi Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim.

Zasady różnią się w kilku punktach:

• Fundator – może nim być wyłącznie osoba fizyczna z pełną zdolnością do czynności prawnych.
• Liczba fundatorów – dopuszczalnych jest wielu, z wyjątkiem fundacji ustanawianej w testamencie, gdzie fundator może być tylko jeden.
• Statut – wymaga formy aktu notarialnego, podobnie jak akt założycielski.
• Rejestr – jawny i scentralizowany, prowadzony przez jeden sąd okręgowy dla całej Polski.

Do wniosku dołączasz m.in. akt założycielski oraz oświadczenie fundatora o wniesieniu mienia na pokrycie funduszu założycielskiego, na urzędowym formularzu. Ta ścieżka ma inne konsekwencje podatkowe i majątkowe niż fundacja społeczna, dlatego przy planowaniu sukcesji warto skonsultować konstrukcję z doradcą.

Najczęstsze problemy przy rejestracji fundacji

Większość zwrotów wniosków wynika z błędów formalnych, które łatwo wyłapać przed złożeniem. Sąd rejestrowy jest drobiazgowy.

Najczęstsze pułapki:

• Niespójny cel w akcie i statucie – zapisy muszą się pokrywać. Rozjazd to klasyczna przyczyna zwrotu.
• Brak tytułu prawnego do adresu siedziby – sam adres w statucie nie wystarczy, potrzebujesz dokumentu potwierdzającego prawo do lokalu.
• Braki w oświadczeniach zarządu – pominięty adres do doręczeń lub brakująca zgoda na pełnienie funkcji.
• Nieprawidłowy podpis elektroniczny – jeden członek zarządu bez profilu zaufanego blokuje cały wniosek w PRS.
• Zbyt ogólny cel – musi być konkretny i zgodny z podstawowymi interesami państwa.

Adres siedziby to najczęściej niedoceniany szczegół. Jeśli podajesz lokal bez pewnego tytułu, wniosek wróci. Przy współpracy z nami dostajesz umowę i dokumenty potwierdzające prawo do adresu – po prostu dołączasz je do wniosku.

FAQ

Jakie są kroki rejestracji fundacji w Polsce?

Kolejność jest stała: sporządzenie aktu fundacyjnego u notariusza, uchwalenie statutu, powołanie zarządu, przygotowanie wniosku do KRS, jego złożenie (papierowo lub przez PRS), wpis oraz automatyczne nadanie NIP i REGON. Fundacja uzyskuje osobowość prawną dopiero z chwilą wpisu do KRS.

Czy można zarejestrować fundację online?

Tak. Fundację bez działalności gospodarczej można zarejestrować elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych lub papierowo. Fundacja z działalnością gospodarczą składa wniosek wyłącznie elektronicznie przez PRS. Wszyscy członkowie zarządu podpisują go profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym.

Jakie są koszty rejestracji fundacji?

Wpis do KRS kosztuje 250 zł. Przy działalności gospodarczej dochodzi opłata za wpis do rejestru przedsiębiorców i ogłoszenie w MSiG. Do tego dolicz koszt aktu notarialnego według taksy oraz, przy adresie zewnętrznym, opłatę za siedzibę od kilkudziesięciu złotych miesięcznie.

Rejestracja fundacji nie jest skomplikowana, jeśli ułożysz dokumenty w logicznej kolejności i zawczasu zabezpieczysz adres siedziby – to ten ostatni element najczęściej cofa wniosek. Zanim umówisz wizytę u notariusza, przygotuj tytuł prawny do lokalu, który podasz w statucie. Jeśli potrzebujesz wiarygodnego adresu w centrum Warszawy wraz z kompletem dokumentów, odezwij się do Mlokal.eu – dostaniesz umowę i gotowe potwierdzenia, które dołączysz do zgłoszenia.